เอกสารจดทะเบียนบริษัท ใช้อะไรบ้าง สำหรับผู้เริ่มต้นเปิดบริษัท

การตัดสินใจเปิดบริษัทเป็นก้าวสำคัญของการเป็นเจ้าของธุรกิจจริง ๆ แต่หลายคนมักติดขัดตั้งแต่ขั้นตอนแรก นั่นคือการเตรียมเอกสารจดทะเบียนบริษัทให้ครบถ้วน บางรายอาจเคยไปยื่นแล้วถูกตีกลับเพราะเอกสารไม่ครบ หรือไม่ถูกต้องตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กำหนด ซึ่งก็ทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายไปโดยเปล่าประโยชน์บทความนี้ Account Channels PCL จะพาคุณมาทำความเข้าใจว่า เปิดบริษัท ใช้เอกสารอะไรบ้าง แบบละเอียดตั้งแต่เอกสารหลักไปจนถึงเอกสารเสริมตามกรณีพิเศษต่าง ๆ รับรองว่าอ่านจบแล้วคุณจะไม่พลาดอะไรแน่นอน

เช็กลิสต์เอกสารจดทะเบียนบริษัท (สรุปครบจบ)

ก่อนจะลงรายละเอียดแต่ละส่วน เรามาดูภาพรวมของเอกสารที่ต้องใช้กันก่อน เพื่อให้คุณเห็นว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง แบ่งออกเป็น 5 หมวดหลักคือ

1. เอกสารบริษัท – ใบคำขอ แบบฟอร์มต่าง ๆ จาก DBD, หนังสือบริคณห์สนธิ, ข้อบังคับ, รายงานการประชุมจัดตั้ง
2. เอกสารผู้ถือหุ้น – สำเนาบัตรประชาชน, หลักฐานการโอนเงินค่าหุ้น, เอกสารรับรองฐานะการเงิน (กรณีที่กฎหมายกำหนด)
3. เอกสารกรรมการ – สำเนาบัตรประชาชนกรรมการทุกคน, หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี), เอกสารกรรมการต่างชาติ (ถ้ามี)
4. เอกสารสถานที่ – แผนที่แสดงที่ตั้ง, หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่, สัญญาเช่า (ถ้าเช่า)
5. เอกสารพิเศษตามกรณี – เอกสารเพิ่มเติมกรณีทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท, เอกสารจากธนาคารสำหรับกรณีมีชาวต่างชาติ, ใบอนุญาตประกอบกิจการพิเศษ (ถ้าจำเป็น)

เอกสารหลักที่ใช้จดทะเบียนบริษัท

ส่วนนี้คือหัวใจสำคัญของการรับจดทะเบียนบริษัท เพราะเป็นเอกสารที่ทุกบริษัทต้องมีไม่ว่าจะเป็นบริษัทแบบไหน ขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ตาม

คำขอจดทะเบียนบริษัท (บอจ.1)

คำขอจดทะเบียนบริษัท (บอจ.1) คือแบบฟอร์มที่ใช้ยื่นขอจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เอกสารฉบับนี้จะประกอบไปด้วยข้อมูลพื้นฐานของบริษัท เช่น ชื่อบริษัท ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ วัตถุประสงค์ในการประกอบกิจการ ทุนจดทะเบียน จำนวนหุ้น มูลค่าหุ้น รายชื่อกรรมการ และผู้มีอำนาจลงนาม ซึ่งต้องกรอกให้ถูกต้องครบถ้วนและลงลายมือชื่อของกรรมการที่มีอำนาจ

แบบรับรองการจดทะเบียนบริษัท

เป็นเอกสารที่กรรมการหรือผู้มีอำนาจต้องลงนามรับรองว่าข้อมูลที่แจ้งไว้ในการจดทะเบียนนั้นเป็นความจริงทุกประการ เอกสารนี้มีความสำคัญมากเพราะหากมีข้อมูลเท็จ ผู้ลงนามอาจมีความผิดตามกฎหมาย ดังนั้นต้องตรวจสอบความถูกต้องให้ดีก่อนลงชื่อ

รายการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท (บอจ.3)

เป็นแบบฟอร์มที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดตั้งบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลทุนจดทะเบียน มูลค่าหุ้นต่อหุ้น จำนวนหุ้นที่ออกจำหน่าย ประเภทหุ้น และรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างทุนของบริษัท ต้องกรอกให้สอดคล้องกับข้อมูลในหนังสือบริคณห์สนธิและรายงานการประชุมจัดตั้ง

บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

เป็นเอกสารที่แสดงรายชื่อผู้ถือหุ้นทั้งหมดของบริษัท พร้อมระบุจำนวนหุ้นที่ถือ มูลค่าหุ้น และสัดส่วนการถือหุ้น ซึ่งข้อมูลนี้จะต้องถูกต้องตรงกับความเป็นจริง เพราะจะถูกบันทึกไว้ในทะเบียนบริษัทอย่างเป็นทางการ หากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ถือหุ้นในอนาคตก็ต้องมาแก้ไขข้อมูลนี้

รายละเอียดกรรมการและอำนาจลงนาม

เอกสารนี้จะระบุรายชื่อกรรมการทั้งหมด พร้อมกำหนดอำนาจในการลงนามผูกพันบริษัท เช่น กรรมการสองคนลงนามร่วมกัน หรือกรรมการคนใดคนหนึ่งลงนามได้ หรือต้องลงนามพร้อมประทับตราบริษัท ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญมากในการทำธุรกรรมทางการเงินและสัญญาต่าง ๆ ของบริษัท

เอกสารจากการประชุมจัดตั้งบริษัท

หลังจากที่ผู้ถือหุ้นตกลงกันแล้วว่าจะจดบริษัทชื่ออะไร มีโครงสร้างอย่างไร ก็ต้องจัดการประชุมจัดตั้งบริษัทอย่างเป็นทางการและมีเอกสารเป็นหลักฐาน

หนังสือนัดประชุมจัดตั้งบริษัท

เป็นเอกสารที่แจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบว่าจะมีการประชุมจัดตั้งบริษัทในวันเวลาและสถานที่ใด มีวาระการประชุมอะไรบ้าง เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถเตรียมตัวและเข้าร่วมประชุมได้

รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท

รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท คือหลักฐานสำคัญที่แสดงว่ามีการจัดประชุมจัดตั้งบริษัทขึ้นจริง โดยในรายงานจะระบุรายละเอียดว่ามีผู้ถือหุ้นคนไหนเข้าร่วมประชุมบ้าง มีการอนุมัติเรื่องอะไร เช่น การอนุมัติชื่อบริษัท การแต่งตั้งกรรมการ การกำหนดอำนาจลงนาม การอนุมัติข้อบังคับบริษัท และต้องมีลายมือชื่อของผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมประชุมรับรอง

ข้อบังคับบริษัท (ถ้ามี)

ข้อบังคับบริษัทคือกฎเกณฑ์ภายในที่บริษัทกำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการบริหารจัดการบริษัท เช่น กฎเกณฑ์เรื่องการประชุมผู้ถือหุ้น สิทธิและหน้าที่ของผู้ถือหุ้น การจ่ายเงินปันผล ซึ่งถ้าบริษัทไม่มีข้อบังคับเฉพาะก็จะใช้ตามที่กฎหมายบริษัทมหาชนจำกัดหรือกฎหมายบริษัทจำกัดกำหนดไว้

เอกสารยืนยันตัวตนของผู้เกี่ยวข้อง

เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งบริษัทเป็นบุคคลจริง มีตัวตนอยู่จริง และมีสิทธิ์ตามกฎหมาย จึงต้องมีเอกสารยืนยันตัวตนดังนี้

สำเนาบัตรประชาชนกรรมการทุกคน

ทุกคนที่เป็นกรรมการบริษัทต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนที่ยังไม่หมดอายุและรับรองสำเนาถูกต้อง โดยเขียนว่า “สำเนาถูกต้อง” และลงลายมือชื่อกำกับ นอกจากนี้ยังต้องแนบสำเนาทะเบียนบ้านด้วย บางกรณีอาจต้องแสดงตัวจริงเพื่อยืนยันตัวตนที่สำนักงานทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท

เอกสารรับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)

ในบางกรณีที่เป็นธุรกรรมสำคัญหรือการจดทะเบียนที่มีความซับซ้อน อาจต้องมีเอกสารรับรองลายมือชื่อจากธนาคารหรือสถาบันการเงินเพื่อยืนยันว่าลายมือชื่อที่ปรากฏในเอกสารเป็นของบุคคลนั้นจริง

หนังสือมอบอำนาจ (กรณีมอบหมาย)

หากกรรมการหรือผู้ถือหุ้นไม่สามารถมาดำเนินการด้วยตัวเองได้ ก็สามารถมอบอำนาจให้บุคคลอื่นทำแทนได้โดยทำหนังสือมอบอำนาจ ซึ่งต้องระบุขอบเขตอำนาจที่มอบให้ชัดเจน และต้องปิดอากรแสตมป์ 30 บาท พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ

เอกสารด้านทุนจดทะเบียนและการเงิน

การจดทะเบียนบริษัทต้องมีเงินทุนที่ชัดเจนและสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีจริง ไม่ใช่แค่ตัวเลขบนกระดาษ

หลักฐานการรับชำระค่าหุ้น

ต้องมีหลักฐานแสดงว่าผู้ถือหุ้นได้ชำระค่าหุ้นจริง เช่น สลิปการโอนเงินเข้าบัญชีบริษัท หรือใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจำนวนเงินต้องครบตามที่กำหนดไว้ในรายงานการประชุมและต้องเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดว่าต้องชำระอย่างน้อย 25% ของทุนจดทะเบียน

เอกสารรับรองฐานะการเงินผู้ถือหุ้นไทย

หลักเกณฑ์ใหม่ จดทะเบียนบริษัท กรณีมีชาวต่างชาติร่วมลงทุน

คำสั่งสำนักงานทะเบียมหุ้นส่วนบริษัทกลางที่ 2/2568  ผู้ถือหุ้นสัญชาติไทยต้องยื่นเอกสารทางการเงินเพิ่มเติมในการจดทะเบียนบริษัทที่มีชาวต่างชาติเกี่ยวข้อง

กรณีที่ต้องยื่นเอกสาร หลักฐานเพิ่มเติม

• ชาวต่างชาติถือหุ้นไม่ถึง 50% : ผู้ถือหุ้น “สัญชาติไทยทุกราย” ในบริษัทต้องยื่นเอกสาร
•  กรรมการผู้มีอำนาจเป็นชาวตjางชาติ : แม้บริษักจะไม่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติเลย แต่กรรมการเป็นต่างชาติ

เอกสารหลักฐานที่ต้องยื่น

Bank Statement ของผู้ถือหุ้นไทยทุกคน เอกสารเดินบัญชีธนาคารที่ธนาคารออกให้ ย้อนหลัง 3 เดือน นับจากวันชำระเงินค่าหุ้น และยอดเงินต้องสอดคล้องกัน ต้องบีรายการถอนหรือโอนเงิน ตรงกับจำนวบค่าหุ้นที่ชำระ

การบังคับใช้ เริ่ม 1 มกราคม 2569 มีผลบังคับใช้กับการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทใหม่เป็นต้นไป

กรณีที่มีชาวต่างชาติถือหุ้นในบริษัท กฎหมายต่างด้าวกำหนดให้ผู้ถือหุ้นไทยต้องมีเอกสารรับรองฐานะการเงินจากธนาคาร เพื่อพิสูจน์ว่าเงินทุนที่ใช้ซื้อหุ้นเป็นของตัวเองจริง ๆ ไม่ใช่เงินกู้ยืมหรือเงินจากชาวต่างชาติ

เอกสารเพิ่มเติมกรณีทุนเกิน 5 ล้านบาท

หากบริษัทมีทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท ต้องแนบหลักฐานการนำเงินเข้าประเทศจากต่างประเทศ (ถ้ามี) หรือเอกสารอื่น ๆ ที่แสดงที่มาของเงินทุนให้ชัดเจน ซึ่งเป็นมาตรการป้องกันการฟอกเงินและการหลีกเลี่ยงกฎหมายต่างด้าว

กรณีมีชาวต่างชาติถือหุ้นหรือเป็นกรรมการ

การมีชาวต่างชาติในโครงสร้างบริษัทจะมีกฎเกณฑ์และเอกสารเพิ่มเติมที่ต้องเตรียม เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว

เอกสารจากธนาคารรับรองฐานะผู้ถือหุ้นไทย

ต้องมีหนังสือรับรองจากธนาคารที่ผู้ถือหุ้นไทยมีบัญชีอยู่ เพื่อยืนยันว่าผู้ถือหุ้นไทยมีฐานะการเงินเพียงพอที่จะลงทุนในบริษัทได้จริง และเงินทุนที่ใช้ไม่ได้มาจากการกู้ยืมจากชาวต่างชาติหรือเป็นการหลีกเลี่ยงกฎหมาย

เอกสารกรรมการต่างชาติ

หากมีชาวต่างชาติเป็นกรรมการ ต้องแนบสำเนาหนังสือเดินทาง (Passport) ที่ยังไม่หมดอายุ สำเนาใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) ถ้ามี และในบางกรณีอาจต้องมีหนังสือรับรองจากสถานทูตหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เงื่อนไขที่ต้องแนบเอกสารเพิ่มตาม DBD

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าหากบริษัทมีสัดส่วนการถือหุ้นของชาวต่างชาติถึงระดับหนึ่ง หรือประกอบกิจการในบัญชีที่ต้องขออนุญาตตามกฎหมายต่างด้าว ก็ต้องแนบใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว (ใบอนุญาตต่างด้าว) หรือเอกสารที่แสดงว่าได้รับยกเว้นไม่ต้องขออนุญาต

เอกสารสถานที่ตั้งบริษัท

ทุกบริษัทต้องมีสำนักงานใหญ่ที่ชัดเจน ไม่สามารถใช้ที่อยู่เสมือนหรือที่ไม่มีตัวตนได้

แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่

ต้องแนบแผนที่แสดงตำแหน่งที่ตั้งสำนักงานใหญ่ของบริษัทอย่างชัดเจน โดยอาจเขียนเป็นแผนผังหรือใช้แผนที่ Google Maps พร้อมทำเครื่องหมายตำแหน่งที่ตั้งให้เห็นเด่นชัด เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้ว่าสถานที่นั้นมีอยู่จริง

เอกสารยินยอมใช้สถานที่

หากสถานที่ตั้งสำนักงานไม่ใช่ของกรรมการหรือผู้ถือหุ้นเอง ต้องมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของที่ดินหรืออาคาร พร้อมแนบสำเนาทะเบียนบ้านและสำเนาบัตรประชาชนของเจ้าของที่ดินหรืออาคาร เพื่อยืนยันว่าสามารถใช้สถานที่นั้นเป็นที่ตั้งบริษัทได้จริง

สัญญาเช่า (ถ้ามี)

ถ้าบริษัทเช่าสถานที่เป็นสำนักงาน ต้องแนบสำเนาสัญญาเช่าที่ลงนามแล้ว ซึ่งต้องระบุชื่อผู้เช่าเป็นชื่อบริษัทหรือชื่อกรรมการที่ทำสัญญาในนามบริษัท และระยะเวลาการเช่าควรเหลืออย่างน้อย 3 เดือนขึ้นไป นอกจากนี้ยังต้องแนบหลักฐานการชำระค่าเช่าล่าสุดด้วย

สรุป เปิดบริษัท ใช้เอกสารอะไรบ้าง

การเตรียมเอกสารจดทะเบียนบริษัทให้ครบถ้วนตั้งแต่แรกจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและไม่ต้องไปยื่นซ้ำหลายรอบ เอกสารหลักที่ต้องมีคือแบบฟอร์มจาก DBD (บอจ.1, บอจ.3, บอจ.5), เอกสารจากการประชุมจัดตั้ง, สำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของกรรมการและผู้ถือหุ้น, หลักฐานการชำระค่าหุ้น และเอกสารเกี่ยวกับสถานที่ตั้ง หากมีชาวต่างชาติหรือทุนสูงก็ต้องเตรียมเอกสารเพิ่มเติมตามที่กฎหมายกำหนด

หากคุณต้องการความสะดวกและมั่นใจว่าขั้นตอนการจดทะเบียนบริษัทจะราบรื่น Account Channels PCL พร้อมให้บริการด้วยราคาคงที่ 6,666 บาท ครบวงจรไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม รวมถึงมีทีมบัญชีดูแลต่อได้ทันทีหลังจดเสร็จ และให้คำปรึกษาเบื้องต้นฟรีทั้งด้านการจดทะเบียนบริษัทและการทำบัญชี

ติดต่อเราที่:

• โทร: 1611 หรือ 1493
• Email: [email protected] 
• สาขาหลัก: 135/5 อาคารอมรพันธุ์ 205 ทาวเวอร์ 2 ชั้น 6 ซอยนาทอง (รัชดาภิเษก 7) ถนนรัชดาภิเษก แขวงดินแดง เขตดินแดง กรุงเทพฯ 10400

หรือติดตามเราได้ทาง LINE, Facebook, Instagram, TikTok, YouTube